Datenschutzerklärung (DSE)

Version 2.0

vom 6. Juli 2026

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit der Nutzung von BetterWorking bearbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• die Nutzung der Cloud-Software BetterWorking;
• die Website www.betterworking.ch und weitere von uns betriebene Websites;
• die Progressive Web App (PWA) von BetterWorking;
• sämtliche Dienstleistungen und Supportleistungen der Ancoris IT Solution GmbH im Zusammenhang mit BetterWorking.

Soweit im Einzelfall zusätzlich Datenschutzbestimmungen anderer Staaten, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO), anwendbar sind, werden deren Anforderungen ebenfalls berücksichtigt.

Diese Website und das Leistungsangebot von BetterWorking werden betrieben von

Ancoris IT Solutions GmbH

Feldstrasse 48

4600 Olten

Tel: +41 62 295 15 29

E-Mail: [email protected]

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer datenschutzrechtlichen Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Dazu gehören insbesondere:

• Interessenten
• Kunden
• Benutzer der Software
• Mitarbeitende unserer Kunden
• Lieferanten
• Geschäftspartner
• Besucher unserer Websites

Sie gilt unabhängig davon, ob der Zugriff über einen Desktop-Computer, ein Tablet oder ein mobiles Endgerät erfolgt.

4.1.  Personendaten

Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen.

4.2.  Bearbeiten

Als Bearbeiten gilt jeder Umgang mit Personendaten, unabhängig von den verwendeten Mitteln. Dazu gehören insbesondere das Erfassen, Speichern, Verän- dern, Verwenden, Übermitteln, Archivieren oder Löschen von Daten.

4.3.  BetterWorking

BetterWorking ist eine cloudbasierte Unternehmenssoftware (Software as a Service – SaaS) der Ancoris IT Solutions GmbH zur Verwaltung von Kunden, Fahrzeugen, Aufträgen, Arbeitszeiten, Dokumenten, Kalendern und weiteren Geschäftsprozessen.

Wir bearbeiten personenbezogene Daten nach folgenden Grundsätzen:

• Rechtmässigkeit
• Transparenz
• Verhältnismässigkeit
• Zweckbindung
• Datenminimierung
• Richtigkeit
• Datensicherheit

Wir bearbeiten nur diejenigen Daten, welche für die Erbringung unserer Dienstleistungen oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich sind.

Personenbezogene Daten werden weder verkauft noch zu Werbezwecken an Dritte weitergegeben.

6.1. Stammdaten

Hierzu gehören insbesondere:

• Name
• Vorname
• Firma
• Adresse
• Telefonnummer
• Mobilnummer
• E-Mail-Adresse
• Sprache
• Benutzername

6.2. Vertragsdaten

Im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Dienstleistungen bearbeiten wir beispielsweise:

• Vertragsinformationen
• Lizenzdaten
• Abonnementinformationen
• Rechnungsdaten
• Zahlungsstatus

6.3. Daten innerhalb von BetterWorking

Unsere Kunden erfassen und verwalten in BetterWorking eigenverantwortlich Daten ihrer Geschäftstätigkeit.

Je nach eingesetzten Modulen können dies insbesondere sein:

• Kontakte
• Kunden
• Lieferanten
• Fahrzeuge
• Fahrzeugausweise
• Reifenhotel-Daten
• Aufträge
• Arbeitsrapporte
• Zeiterfassungen
• Termine
• Dokumente
• Fotos
• Rechnungen
• Korrespondenz

Die Verantwortung für die Rechtmässigkeit dieser Daten liegt beim jeweiligen Kunden.

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem
• verwendetes Endgerät
• aufgerufene Seiten und Funktionen
• technische Fehlermeldungen
• Login- und Sicherheitsprotokolle

Diese Daten dienen ausschliesslich folgenden Zwecken:

• Gewährleistung der Systemsicherheit
• Fehleranalyse und Fehlerbehebung
• Schutz vor Missbrauch und unberechtigten Zugriffen
• Sicherstellung eines stabilen Betriebs
• Optimierung der Leistung unserer Systeme

Eine Auswertung dieser Daten zur Erstellung persönlicher Nutzerprofile erfolgt nicht.

Für die Nutzung von BetterWorking ist ein persönliches Benutzerkonto erforderlich. Die Anmeldung erfolgt grundsätzlich mittels Benutzername und Passwort. Für Kunden mit entsprechender Anbindung kann die Anmeldung zusätzlich über die bexio-Anmeldung (Single Sign-on) erfolgen.

Zur Erhöhung der Sicherheit werden Loginversuche protokolliert. Sicherheitsrelevante Ereignisse sowie ausgewählte Änderungen an Datensätzen werden protokolliert, soweit dies zur Gewährleistung der Systemsicherheit, Nachvollziehbarkeit oder Fehleranalyse erforderlich ist.

Benutzer sind verpflichtet, ihre Zugangsdaten vertraulich aufzubewahren und vor dem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.

Das Hosting erfolgt bei SwissPro in Rechenzentren innerhalb der Schweiz.

Sämtliche produktiven Kundendaten werden ausschliesslich in der Schweiz gespeichert.

Zur Sicherstellung eines zuverlässigen Betriebs werden regelmässige Datensicherungen erstellt.

Dabei gelten folgende Sicherungsintervalle:

• Sicherung der Applikation einmal täglich
• Sicherung der Kundendaten stündlich

Datensicherungen werden während eines Monats aufbewahrt und anschliessend automatisch gelöscht.

Unsere Hosting-Partner bearbeiten personenbezogene Daten ausschliesslich im Rahmen unserer Weisungen und unter Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen.

BetterWorking nutzt künstliche Intelligenz gezielt zur Unterstützung einzelner Funktionen der Software.

Der Einsatz erfolgt derzeit insbesondere für:

• die Erweiterung der Wissensbasis des integrierten Chatbots;
• die automatisierte Erkennung und Übernahme von Informationen aus Fahr-
• zeugausweisen.

Der Chatbot kann Anfragen in verschiedenen Sprachen beantworten. Hierzu werden die Benutzeranfragen technisch verarbeitet, damit eine Antwort in der gewünschten Sprache erstellt werden kann.

Personenbezogene Daten werden nicht zum Training oder zur Weiterentwicklung allgemeiner KI-Modelle verwendet.

Werden für einzelne Funktionen externe KI-Dienstleistungen eingesetzt, erfolgt dies ausschliesslich zweckgebunden und nur im Umfang, der für die jeweilige Funktion erforderlich ist. Die eingesetzten Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt und vertraglich zur Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen verpflichtet.

BetterWorking wird als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt.

Die in BetterWorking erfassten Daten werden grundsätzlich vom jeweiligen Kunden eingegeben, verwaltet und bearbeitet.

Soweit Ancoris IT Solutions GmbH personenbezogene Daten im Auftrag ihrer Kunden bearbeitet, erfolgt dies ausschliesslich zur Bereitstellung, Wartung und Weiterentwicklung von BetterWorking sowie im Rahmen der vereinbarten Supportleistungen.

Der jeweilige Kunde bleibt für die Rechtmässigkeit der von ihm erfassten personenbezogenen Daten sowie deren Bearbeitung verantwortlich.

Dazu gehören insbesondere:

• Bestätigung von Registrierungen
• Benachrichtigungen über neue Benutzerkonten
• Hinweise auf Doppelregistrierungen
• Passwort zurücksetzen
• Informationen zum Onboarding
• technische Benachrichtigungen
• Systemmeldungen

Darüber hinaus können unsere Kunden über BetterWorking E-Mails an ihre eigenen Kunden versenden, beispielsweise Rechnungen oder andere geschäftliche Mitteilungen. Für den Inhalt dieser durch unsere Kunden versendeten Nachrichten sind ausschliesslich die jeweiligen Kunden verantwortlich.

Je nach eingesetzten Modulen können Daten insbesondere mit folgenden Systemen ausgetauscht werden:

• bexio
• HaynesPro
• AutoScout24
• SilverDAT3
• Bookingtime
• Microsoft Outlook
• verschiedenen Ersatzteilplattformen und Lieferantensystemen

Für die Bearbeitung personenbezogener Daten innerhalb dieser Systeme gelten deren eigenen Datenschutzbestimmungen.

Ancoris IT Solutions GmbH hat keinen Einfluss auf die Datenbearbeitung durch diese Drittanbieter.

Abhängig von den vom Benutzer erteilten Berechtigungen kann BetterWorking auf Funktionen des Endgeräts zugreifen.

Hierzu gehören insbesondere:

• Kamera zum Erfassen von Fahrzeugausweisen oder Fotos
• Dateispeicher zum Hochladen von Dokumenten
• Mikrofon für Spracheingaben

Der Zugriff erfolgt ausschliesslich nach Zustimmung des Benutzers.

Erteilte Berechtigungen können jederzeit in den Einstellungen des jeweiligen Endgeräts geändert oder widerrufen werden.

Cookies dienen insbesondere dazu,

• Benutzereinstellungen zu speichern,
• die Anmeldung zu erleichtern,
• die Sicherheit unserer Systeme zu erhöhen,
• die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten.

Darüber hinaus verwenden wir Google Analytics, um Informationen über die Nutzung unserer Website zu erhalten und unser Angebot kontinuierlich zu verbessern.

Google Analytics verwendet Cookies, welche Informationen über die Nutzung unserer Website erfassen. Diese Informationen werden in der Regel an Server von Google übertragen und dort verarbeitet.

Sie können die Speicherung von Cookies jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers einschränken oder deaktivieren. Dadurch können einzelne Funktionen unserer Website beeinträchtigt werden.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Hierzu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Datenübertragung (TLS)
• rollenbasierte Berechtigungskonzepte
• Zugriffskontrollen
• regelmässige Datensicherungen
• Sicherheitsüberwachung
• Systemupdates
• Schutz vor Schadsoftware

Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse

Unsere Sicherheitsmassnahmen werden laufend überprüft und dem Stand der Technik angepasst. Daten werden ausschliesslich in Schweizer Rechenzentren gespeichert.

Empfänger personenbezogener Daten können insbesondere sein:

• Hosting- und Infrastrukturpartner
• IT-Dienstleister
• Anbieter von Kommunikationsdiensten
• Anbieter von KI-Dienstleistungen für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Funktionen
• Anbieter angebundener Drittsysteme
• Behörden oder Gerichte, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind

Sämtliche Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt und sind verpflichtet, personenbezogene Daten vertraulich und entsprechend den geltenden Datenschutzbestimmungen zu bearbeiten.

Ein Verkauf personenbezogener Daten findet nicht statt.

Soweit im Einzelfall Dienstleistungen von Anbietern mit Sitz oder Datenbearbeitung ausserhalb der Schweiz eingesetzt werden, erfolgt eine Datenübermittlung nur, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist oder geeignete vertragliche Garantien bestehen.

Nach Wegfall des Bearbeitungszwecks werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Datensicherungen werden gemäss unserem Backup-Konzept während eines Monats aufbewahrt und anschliessend automatisch gelöscht.

Im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts haben betroffene Personen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die bearbeiteten personenbezogenen Daten;
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten;
• Löschung personenbezogener Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen;
• Einschränkung der Bearbeitung, soweit gesetzlich vorgesehen;
• Herausgabe oder Übertragung der eigenen Daten, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind;
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich jederzeit an die unter Ziffer 2 genannte Kontaktstelle wenden.

Sind Sie der Ansicht, dass die Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstösst, können Sie sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.

Es gilt jeweils die aktuelle, auf unserer Website veröffentlichte Version.

Bei wesentlichen Änderungen informieren wir unsere Kunden in geeigneter Weise.

Diese Datenschutzerklärung tritt am 6. Juli 2026 in Kraft und ersetzt alle früheren Versionen.