Bedienungsanleitung
4 Menu Einstellungen
4.4 Dokumente konfigurieren
Hier gelangen Sie zur Übersicht aller bisher erstellten Dokumentenvorlagen für Verkaufsdokumente und Arbeitsrapporte. Sie können eine neue Vorlage erstellen oder vorhandene bearbeiten. Wenn Sie mehrere Vorlagen erstellt haben, müssen Sie jeweils eine davon als Standard festlegen, d.h. dass beim Drucken aus der Übersichtsliste Dokumente nach dieser Vorlage konfiguriert werden.
Option: Beim Drucken eines geöffneten Dokuments können Sie eine beliebige Vorlage auswählen.
bexio-Benutzer verwenden für Verkaufsdokumente am besten die Voreinstellungen von bexio, die von BetterWorking automatisch verwendet werden.
4.4.1 Dokumentenvorlage erstellen / bearbeiten
Klicken Sie auf den Button "+ Neue Vorlage erstellen" bzw. wählen Sie bei einer vorhandenen Vorlage "Bearbeiten" am Ende der Zeile. Bei einer neuen Vorlage müssen Sie entscheiden, ob sie für Verkaufsdokumente oder Arbeitsrapporte gelten soll.
Sie gelangen auf eine neue Seite und finden links die Elemente des Dokuments, die Sie konfigurieren können und rechts die Darstellung der aktuellen Einstellungen in einem Musterdokument. Sämtliche Änderungen werden im Musterdokument unmittelbar übernommen und angezeigt.
Wenn Sie auf einen der Begriffe klicken, öffnet sich ein Pulldown, in welchem Sie folgende Einstellungen vornehmen können:
a) für Verkaufsdokumente
- Farben für Text, Titel und Linien
- Vorlagenelemente im Dokumentenkopf
- Schriften (Schriftfamilie) und Grösse für verschiedene Text, Titel, Empfänger- und Absenderadresse
- Ränder
- Platzierung der Empfängeradresse
- Anzeigeoptionen in der Kopfzeile, in den Spalten und in der Fusszeile sowie Formulierungen für den Eröffnungs- und den Schlusstext jeweils gesondert für Rechnungen, Angebote,
Aufträge und Lieferscheine
bzw. Anzeigeoptionen für Arbeitsrapporte
Nochmaliges Anklicken des Begriffs schliesst das Pulldown wieder.
b) für Arbeitsaufträge / Rapporte
- Farben für Text, Titel und Linien
- Vorlagenelemente im Dokumentenkopf
- Schriften (Schriftfamilie) und Grösse für verschiedene Teile des Dokuments
- Positionen für einzelne Teile des Dokuments
- Ränder
- Elemente des Arbeitsrapports
Nochmaliges Anklicken des Begriffs schliesst das Pulldown wieder.
4.4.2 Dokumentenvorlage speichern / kopieren
Unter "Vorlage speichern" können Sie der Vorlage einen Namen geben und dann die "Änderungen speichern".
Auf diese Weise können Sie eine vorhandene Vorlage unter anderem Namen auch duplizieren / kopieren.
4.4.3 Dokumentenvorlage löschen
Sie können nur Vorlagen löschen, die nicht als Standard festgelegt sind. Aktivieren Sie die Checkbox(-en) am Ende der Zeile. Es erscheint ein zusätzlicher Button "Löschen" und nach Anklicken eine Sicherheitsabfrage, die Sie bestätigen müssen. Sie können den Vorgang auch abbrechen.
BetterWorking erstellt Dokumente immer aktuell mit der gewählten Vorlage. Wenn Sie ein Dokument früher mit einer anderen, inzwischen gelöschten Vorlage erstellt haben, kann es beim erneuten Drucken nicht mehr gleich dargestellt werden, da das Aussehen nicht mit dem Dokument gespeichert wird.
4.4.4 Eigene Vorlagen verwenden
Anstelle der Konfiguration mit den Vorgaben von BetterWorking, können Sie selbst gestaltete Dokumente im Word-Format hochladen und dort die benötigten Informationen mittels Platzhaltern einfügen lassen.
Wählen Sie im Pulldown unter dem Button "+ Neue Vorlage erstellen" die Option "Arbeitsberichte im Doc-Format". Sie gelangen auf eine neue Seite und sehen dort, was als Platzhalter erlaubt ist, und die korrekte Schreibweise.
Gestalten Sie das Dokument nach Ihren Wünschen. Die Informationen aus BetterWorking setzen Sie dabei als Platzhalter ein. Speichern Sie das Dokument im Format .doc oder .docx.
Tragen Sie einen Namen für die Vorlage ein, laden Sie das Dokument hoch und speichern Sie. Sie können den Vorgang auch abbrechen.
Wie Sie Dokumente hochladen können, erfahren Sie hier.