Bedienungsanleitung

Die folgenden Funktionen sind nur beim Erstellen oder Bearbeiten eines Auftrags verfügbar.

7.3.1  Auftrag ausführen

Status ändern

Wenn Sie den Auftrag speichern, erhält er den Status „Offen", und in der obersten Zeile erscheint zuvorderst ein zusätzliches Feld „Status".

Dort können Sie den Eintrag „In Bearbeitung" wählen und ganz unten die „Änderungen speichern". Damit kommen Sie zurück zur Liste aller Aufträge.

Arbeitsrapport

Den Arbeitsrapport generieren Sie, indem Sie in der Liste der Aufträge das entsprechende Symbol in der Spalte "Dokumente" anklicken. Es wird ein pdf-Dokument generiert, das Sie bei Bedarf ausdrucken können. Mit dem Arbeitsrapport können Sie einerseits Ihrem Mitarbeiter Informationen zum Reparaturauftrag übergeben, und andererseits kann dieser nach erfolgter Arbeit seine Tätigkeit rapportieren. Mit diesen Angaben können Sie dann die Rechnung erstellen.

a) Informationen zum Reparaturauftrag

Das Dokument enthält nebst den Informationen zum Fahrzeug, zum Kunden und zum Mitarbeiter alle im Auftrag erfassten Arbeiten mit den vorgesehenen Arbeitswerten, alle im Auftrag erfassten Produkte und Ersatzteile sowie die von Ihnen hinzugefügten internen Kommentare.

b) Rückmeldung des Mitarbeiters

Ihr Mitarbeiter kann bei jeder Position einfach ankreuzen, was er erledigt hat, die effektiv benötigte Zeit eintragen und allenfalls Bemerkungen ergänzen. Er kann vorgängig nicht geplante Teile, Verbrauchsmaterial, Flüssigkeiten sowie weitere Bemerkungen notieren.

Arbeitsrapport für die digitale Zeiterfassung

Wenn Sie einem Auftrag einen Mitarbeiter zugeordnet haben, wird auf dem Arbeitsrapport ein QR-Code mitgedruckt, mit dem der zugeordnete Mitarbeiter die Zeiterfassung für diesen Auftrag startet.

Sollten mehrere Mitarbeiter einen Auftrag bearbeiten, muss für jeden ein Arbeitsrapport generiert und ausgedruckt werden, damit die Zeiterfassung dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet werden kann.

Digital erfasste Arbeitszeiten können jederzeit manuell korrigiert, bearbeitet oder gelöscht werden.

Auftrag ergänzen

Die zurückgemeldeten Arbeitswerte und ausgeführten Tätigkeiten können Sie jetzt im Auftrag nacherfassen. Wenn Ihr Mitarbeiter zusätzliche Teile, Verbrauchsmaterial oder Flüssigkeiten eingetragen hat, können Sie diese als weitere Positionen in den Auftrag nacherfassen. Dazu müssen Sie den Status von "In Bearbeitung" zurück auf "Offen" setzen. Das machen Sie durch Klick in die Statusleiste ganz zuoberst. Dann gehen Sie wie unter "Positionen erfassen" beschrieben vor. Am Schluss wechseln Sie wieder in den Status "In Bearbeitung".

Fakturierung vorbereiten

Nebst dem Button "Änderungen speichern" gibt es jetzt auch den Button "Speichern und weiter". Mit diesem bringen Sie den Auftrag in den Status "Fakturierung".

Sie können jetzt bei jeder Position entscheiden, ob diese in die Rechnung übernommen werden soll oder nicht. Voreingestellt sind alle Kästchen aktiviert.

7.3.2  Rechnung erstellen

Durch Anklicken des Buttons "Rechnung erstellen" wird eine Kundenrechnung im Entwurfsmodus erzeugt.

Achtung! Ab jetzt können Sie im Auftrag nichts mehr ändern, obwohl Sie immer noch jeden Status aufrufen und ansehen können. Auch wenn Sie in bexio etwas an der Rechnung ändern, wird der Auftrag nicht mehr verändert – auch nicht am Auftrag in bexio.