Dokumente konfigurieren
Übersichtsseite
Aktionsbuttons
Auf dieser Seite stehen folgende Aktionsbuttons zur Verfügung:
Tabellenkopf
Die Spalten dieser Liste sind fix und können nicht verändert werden.
Dokumentenvorlagen
Mit den Dokumentenvorlagen gestalten Sie das Aussehen Ihrer Verkaufsdokumente und Arbeitsaufträge / Rapporte. Sie können für jede Dokumentenart mehrere Vorlagen erstellen, müssen aber jeweils eine als Standard definieren, die beim Drucken aus einer Übersichtsliste verwendet wird.
Option: Beim Drucken eines geöffneten Dokuments können Sie eine beliebige Vorlage auswählen.
bexio-Benutzer verwenden für Verkaufsdokumente am besten die Voreinstellungen von bexio, die von BetterWorking automatisch angezogen werden.
Bestehende Vorlage bearbeiten
öffnet die Detailseite, um das Dokument zu bearbeiten
definiert die betreffende Vorlage als Standard, kein Speichern erforderlich
Aktionsbuttons aktivieren
Am Ende jeder Zeile befindet sich eine Checkbox. Wenn Sie eine oder mehrere davon aktivieren, erscheint oben ein zusätzlicher Button "Löschen". Aktivierte Einträge werden hellgelb unterlegt. Mit der Checkbox ganz oben können Sie alle Einträge an- bzw. abwählen.
Dokumentenvorlagen löschen
Durch Klicken des Buttons "Löschen" werden alle aktivierten Einträge gelöscht. Vor dem Löschen erfolgt eine Sicherheitsabfrage.
Diese Funktion ist nur bei Vorlagen verfügbar, die nicht als Standard definiert sind.
Achtung! BetterWorking erstellt Dokumente immer aktuell mit der gewählten Vorlage. Wenn Sie ein Dokument früher mit einer anderen, inzwischen gelöschten Vorlage erstellt haben, kann es beim erneuten Drucken nicht mehr gleich dargestellt werden, da das Aussehen nicht mit dem Dokument gespeichert wird.
Neue Vorlage erstellen
Mit dem Button "+ Neue Vorlage erstellen" erfassen Sie eine neue Dokumentenvorlage.
Es öffnet sich ein Pulldown, in welchem Sie die Art der Vorlage wählen müssen: Verkaufsdokumente, Arbeitsauftrag / Rapport oder Arbeitsbericht im Docx-Format.
Die neue Vorlage wird in einer neuen Detailseite angelegt.
Detailseite
Vorlage für Verkaufsdokumente erfassen / bearbeiten
Links finden Sie die Elemente des Dokuments, die Sie konfigurieren können und rechts die Darstellung der aktuellen Einstellungen in einem Musterdokument. Sämtliche Änderungen werden im Musterdokument unmittelbar übernommen und angezeigt.
Wenn Sie auf einen der Begriffe klicken, öffnet sich ein Pulldown, in welchem Sie folgende Einstellungen vornehmen können:
- Farben für Text, Titel und Linien
- Vorlagenelemente im Dokumentenkopf
- Schriften (Schriftfamilie) und Grösse für verschiedene Text, Titel, Empfänger- und Absenderadresse
- Ränder
- Platzierung der Empfängeradresse
- Anzeigeoptionen in der Kopfzeile, in den Spalten und in der Fusszeile sowie Formulierungen für den Eröffnungs- und den Schlusstext jeweils gesondert für Rechnungen, Angebote, Aufträge und Lieferscheine
Nochmaliges Anklicken des Begriffs schliesst das Pulldown wieder.
Vorlage für Arbeitsaufträge / Rapporte erfassen / bearbeiten
Links finden Sie die Elemente des Dokuments, die Sie konfigurieren können und rechts die Darstellung der aktuellen Einstellungen in einem Musterdokument. Sämtliche Änderungen werden im Musterdokument unmittelbar übernommen und angezeigt.
Wenn Sie auf einen der Begriffe klicken, öffnet sich ein Pulldown, in welchem Sie folgende Einstellungen vornehmen können:
- Farben für Text, Titel und Linien
- Vorlagenelemente im Dokumentenkopf
- Schriften (Schriftfamilie) und Grösse für verschiedene Teile des Dokuments
- Positionen für einzelne Teile des Dokuments
- Ränder
- Elemente des Arbeitsrapports
Nochmaliges Anklicken des Begriffs schliesst das Pulldown wieder.
Eigene Vorlage im Word-Format erfassen / bearbeiten
Anstelle der Konfiguration mit den Vorgaben von BetterWorking, können Sie selbst gestaltete Dokumente im Word-Format hochladen und dort die benötigten Informationen mittels Platzhaltern einfügen lassen.
Auf der rechten Seite sehen Sie, was als Platzhalter erlaubt ist, und die korrekte Schreibweise.
Gestalten Sie das Dokument nach Ihren Wünschen. Die Informationen aus BetterWorking setzen Sie dabei als Platzhalter ein. Speichern Sie das Dokument im Format .doc oder .docx.
Tragen Sie einen Namen für die Vorlage ein, laden Sie das Dokument hoch und speichern Sie. Sie können den Vorgang auch abbrechen.
Wie Sie Dokumente hochladen können, erfahren Sie hier.
Dokumentenvorlagen speichern / kopieren
Unter "Vorlage speichern" können Sie der Vorlage einen Namen geben und dann die "Änderungen speichern".
Auf diese Weise können Sie eine vorhandene Vorlage unter anderem Namen auch duplizieren / kopieren.
Mit dem Pfeil vor dem Seitentitel gelangen Sie zurück zur Übersichtsseite.